Häufig gestellte Fragen
Allgemeine Fragen zu Outlook
Die Umstellung betrifft zunächst nur Studierende. Verfügen Sie über eine E-Mail-Adresse in der Form vorname.nachname@uni-passau.de, so können Sie sich nicht selbst umstellen.
Hintergrund: Um eine reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen einer Einrichtung bzw. eines Lehrstuhls gewährleisten zu können, stellt das ZIM Einrichtungen bzw. Lehrstühle gesammelt komplett um. Für weitere Informationen zum Vorgehen für eine Komplettumstellung Ihrer Einrichtung, wenden Sie sich bitte an den ZIM-Support.
Nein. Bitte verwenden Sie einen Browser und melden Sie sich auf email.uni-passau.de an, um Ihre Nachrichten abzurufen. Outlook auf dem Windows-Desktop wird in den PC-Pools im Moment nicht unterstützt.
Nein. Da die "alten" kennung@gw.uni-passau.de-Adressen weiterhin gültig bleiben, erwarten wir hier keine Probleme.
Bitte registrieren Sie Lizenzen für Microsoft Office 365 weiterhin mit Ihrer bekannten kennung@gw.uni-passau.de-Adresse.
Besuchen Sie hierzu unsere Funktionsseite "E-Mail". In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie nachverfolgen, wie gelöschte Elemente wiederhergestellt werden können.
Bei Änderung der dienstlichen E-Mail-Adresse wird die neue Adresse automatisiert hinzugefügt. Die alte E-Mail Adresse bleibt erhalten solange sie nicht explizit entfernt wird. Haben Sie sich mit Ihrer dienstlichen E-Mail Adresse somit irgendwo registriert, können Sie diese auch nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses weiter nutzen.
Outlook erlaubt das Versenden von Anhängen bis zu 30 MB.
Falls Ihre gewünschten Anhänge diese Datengröße überschreiten, können Sie Dokumente über Windat freigeben. Mit Windat haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches H-Laufwerk. Sie können dort im Bereich "Meine Dateien" eine Datei hochladen und einen Download Link generieren, den Sie in Ihre E-Mail kopieren können.
Der Download Link kann zeitlich begrenzt werden.
Sie können Ihre E-Mails archivieren und somit mehr Speicherplatz schaffen. Dafür klicken Sie auf Datei Tools zum Aufräumen Archivieren.
Die Funktion Archivieren verschiebt alte Elemente in eine PST-Datei. Diese Datei kann in jedem beliebigen Pfad lokal gespeichert werden (lokal oder in einem Netzlaufwerk).
Hinweis: Das ZIM hat keine Kontrolle darüber, wohin auf diese Weise exportierte Daten gespeichert werden und kann somit keine Verantwortung über die Datensicherung und die Zuverlässigkeit dieser PST-Dateien gewährleisten.
Die Nutzung dieser Funktion liegt in der Eigenverantwortung des Users.
Wenn Sie nach dem Einrichten der Umleitung Ihrer studentischen E-Mail-Adresse auf Ihr privates E-Mail-Konto (z. B. gmail) eine E-Mail von eben diesem privaten gmail-Konto an Ihre studentische E-Mail-Adresse schicken und die Umleitung nicht funktioniert, liegt es daran, dass manche E-Mail-Anbieter die eben erwähnte Konstellation blocken. Wenn Sie von einer anderen E-Mail-Adresse aus schreiben (und nicht von der, auf die die Umleitung geht), so wird die Umleitung funktionieren.
Durch die Phishing-Attacken der letzten Wochen wurde die Universität Passau auf Blacklists diverser Provider gesetzt, was zu Folge hat, dass E-Mails der Universität Passau nicht angenommen werden.
ZIM Aktuelles informiert Sie über aktuelle Phishing Angriffe. Gerne können Sie unseren RSS-Feed abonnieren, um über neue Ereignisse immer auf dem Laufenden gehalten zu werden.
Durch Phishing-Attacken kann es vorkommen, dass gewisse Absender auf Blacklists gesetzt werden.
Sie können in Outlook über die Option "Start - Junk-E-Mail" sichere Absender definieren und diese so auf die Whitelist setzten.
Falls der Empfänger Ihrer Nachrichten regelmäßig von Zustellproblemen Ihrer
E-Mails berichtet, bitten Sie die betreffende Person Ihre "@uni-passau.de"-E-Mail-Adresse auf die Whitelist zu setzen. Dies ist je nach E-Mail-Anbieter vom Empfänger unterschiedlich einzustellen. So zählen Sie zu den vertrauenswürdigen Adressen und es kommt künftig zu keinen Problemen mehr.
Weiter ist es wichtig zu wissen, dass sich der Benutzer je nach internem bzw. externem Versand unterscheidet:
- bei internen Nachrichten (E-Mails, die an @uni-passau.de Adressen gehen): kennung@ads.uni-passau.de
- bei externen Nachrichten: vorname.nachname@uni-passau.de
Alle Nachrichten werden in einem einzigen Postfach landen, das Sie über email.uni-passau.de abrufen können.
Sie haben momentan also die Adressen:
- kennung@gw.uni-passau.de
- kennung@stud.uni-passau.de
- kennung@ads.uni-passau.de.
Nein, eine Benachrichtigung von Einrichtungen ist nicht notwendig. Ihre bekannte kennung@gw.uni-passau.de-Adresse wird bereits intern ohne Ihr Zutun an Ihr Sammelpostfach geleitet, das Sie über email.uni-passau.de abrufen können.
Die E-Mail Zustellung erfolgt verzögert. Die E-Mails werden nicht abgelehnt!
Bitte achten Sie hierzu auf den Text in der Antwortmail. Weist die E-Mail eine Fehlermeldung wie z. B. 4.7.1 Ratelimit "outgoing per local user, burst: 240, 4/min" exceeded auf?
In diesem Fall haben Sie die Policy 240 E-Mails auf einmal zu verschicken überschritten und eine Zustellung erfolgt nun mit der Geschwindigkeit 4 E-Mails pro Minute bis Sie einen virtuellen "Eimer" (Bucket) von 240 E-Mails wieder unterschritten haben.
Sie müssen sich um die Zustellung Ihrer E-Mails keine Sorgen machen. Die E-Mails werden lediglich verzögert.
Hinweis: Das Rate Limit wird am ZIM bewusst eingesetzt um eine Sperrung bei den
E-Mail Providern zu verhindern.
Kalender
In der Outlook App macht der Exchange-Cache-Modus häufig Probleme beim Einbinden. Deaktivieren Sie diesen, falls möglich, oder versuchen Sie das Einbinden über email.uni-passau.de.
Bei dem Kalender handelt es sich möglicherweise um einen Geburtstagskalender. Dieser wird aus Ihrem Addressbuch automatisch mit den Geburtstagen Ihrer Kontakte erstellt.
Um den Geburtstagskalender zu deaktiveren melden Sie sich bitte in Outlook Web Access ein: email.uni-passau.de
Über Einstellungen (Zahnrad) - Optionen haben Sie die Möglichkeit unter "Kalender" den gewünschten Kalender zu deaktiveren.
Ja. Die Details im Kalender werden entsprechend Ihrer Zugriffsberechtigungen angezeigt.
Standardmäßig wird nur die "Verfügbarkeit" einer anderen Person angezeigt (Gebucht, Abwesend oder Frei).
Wenn Sie weitere Details im Kalender einer anderen Person sehen wollen, muss diese Person dies für Sie freigeben.
Bitte folgen Sie der Schritt-für-Schritt Anleitung unter Kalender.
Adressbuch und Kontakte
Handelt es sich bei dieser Person um einen Student:in? Falls ja, wurde die Person eventuell noch nicht im globalen Adressbuch sichtbar geschaltet. Handelt es sich um eine Studentische Hilfskraft Ihres Lehrstuhls, stellen Sie einen Antrag auf Sichtbarkeit.
Studierende haben eine E-Mail-Adresse im Format ZIM-Kennung@ads.uni-passau.de.
Die E-Mail-Adresse erhalten Sie auf der Profilseite des Studenten:in in Stud.IP.
Die ZIM-Kennung von Teilnehmern Ihrer Veranstaltung erhalten Sie, indem Sie die Teilnehmerliste in Stud.IP als csv-Dokument exportieren. Damit können Sie die universitäre E-Mail-Adresse selbst, nach o. g. Format, zusammenstellen.
Wissenschaftliche Hilfskräfte und höher erhalten eine sogenannte bereinigte E-Mail-Adresse mit vollem Namen. Daneben ist ebenso die verkürzte Adresse mit ZIM-Kennung@ads.uni-passau.de gleichwertig nutzbar und im gleichen Postfach zu finden.
Studierende und Studentische Hilfskräfte haben nur eine verkürzte E-Mail-Adresse. Sollte bei Studentischen Hilfskräften der Bedarf an einer bereinigten E-Mail-Adresse bestehen, so ist diese Anfrage an die Personalabteilung zu richten.
Vom Erteilen einer Stellvertretung wird dringend abgeraten. Hierzu erfahren Sie auf unserer Funktionsseite "Adressbuch" weitere relevante Informationen.
Es besteht die Möglichkeit einzelne Ordner an andere Personen freizugeben. Die Anleitung hierzu finden Sie unter den Informationen zur Ordnerfreigabe.
Relevante Informationen zum Thema Postfach-Typen finden Sie auf unserere Funktionsseite zum Thema Adressbuch.
Outlook unter Citrix
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass in Outlook beim Klicken auf "Senden" nichts passiert. Bitte Speichern Sie in diesem Fall die offene E-Mail als Entwurf, Schließen Sie, Öffnen Sie Outlook wieder und versenden den gespeicherten Entwurf.
Dies liegt am Cache-Modus von Outlook, welcher unter Citrix erforderlich ist. Es kann etwas dauern (max. ein bis zwei Stunden) bis Kalenderfreigaben wirksam werden.
Die Signatur in Outlook muss neu angelegt werden. Diese werden nicht vom lokalen Rechner mitübernommen.
Unter der letzten E-Mail im Postfach findet sich der Hyperlink "Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu Microsoft Exchange anzuzeigen". Wenn Sie auf den Hyperlink klicken, werden Ihnen mehr E-Mails angezeigt.
Wenn Outlook meldet, dass der Speicherplatz ausgelastet ist, dann ist in der Regel die Quota auf dem Laufwerk-H: ausgereizt. Bitte prüfen Sie an dieser Stelle Ihr
H-Laufwerk. Es gibt zwei Optionen, um Abhilfe zu leisten: Entweder bereinigen Sie das H-Laufwerk oder Sie erweitern die Quota.
Bitte kontaktieren Sie den ZIM-Support, um eine Erweiterung Ihrer Quota zu prüfen.
Bei freigegebenen Postfächern bzw. Ordnern kommt es vor, dass die Ordnerstruktur beim Start von Outlook immer geschlossen angezeigt wird. Outlook merkt sich den Status der Ordner nicht. Laut Microsoft gibt es aktuell keine Lösung dafür. Es besteht aber die Möglichkeit die am häufigsten genutzten Ordner der betroffenen Ordnerstruktur als "Favoriten" setzen.
Leider ist es so, dass der Sound für die E-Mail-Notification in Outlook unter Citrix tatsächlich nicht abgespielt wird. Laut Citrix wird dies aktuell nicht unterstützt.
Als Workaround eine Regel eingerichtet werden, die bei Ankunft einer neuen E-Mail eine Sounddatei abspielt.
Folgende Meldung kann beim Start oder im laufenden Betrieb in Outlook erscheinen.
"Konfigurieren von ....@ads.uni-passau.de Servereinstellungen für diese Website zulassen?"
Bei dieser einfach "Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen" ankreuzen und bestätigen. Danach Outlook beenden und wieder öffnen (ansonsten wird Signatur nicht angezeigt).
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