Team
Diverse Funktionen und Module können ebenfalls im Team, unter Zugriff von mehreren Personen auf dieselben Inhalte, genutzt werden.
Funktionsemailadressen und Teampostfächer
Eine Funktionsemailadresse ist eine reguläre E-Mail-Adresse, bei der Sie die darauf eingehenden E-Mails als Weiterleitung auf Ihr persönliches Postfach erhalten.
Ein Teampostfach ist ein vollwertiges E-Mail-Postfach für die Zusammenarbeit z. B. innerhalb eines Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung.
| Funktionsemailadresse | Teampostfach | |
| Format | z. B. tagung.tagungsname2020@uni-passau.de | Ein Teampostfach trägt den Namen des Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung. Das Teampostfach kann direkt adressiert werden oder zusätzlich über Funktionsemailadressen, z. B. LehrstuhlXY@uni-passau.de, mit Weiterleitung auf das Postfach angeschrieben werden. |
| Zugriff | Leitet die Funktionsemailadresse an die persönliche Änderungen der Empfängerliste sind hier stets beim ZIM-Support zu beantragen. Falls auf ein Teampostfach weitergeleitet wird, werden die E-Mails über die Zugriffsrechte des Teampostfach geregelt (siehe Teampostfach - Zugriff). | Der Zugriff auf das Teampostfach unterscheidet sich je nachdem, welche Rechte Sie auf das Teampostfach haben. Full Access: Sind Sie Verwalter des Postfachs, d. h. Sie haben sogenannte Full-Access-Rechte, binden Sie das Teampostfach als zusätzliches Postfach ein. Klicken Sie dafür auf Datei -> Konto hinzufügen und geben Sie die Adresse des Teampostfachs ein z. B. X001_Team@ads.uni-passau.de Als Verwalter können Sie weiteren Personen Ordner freigeben. Zugriffsrechte über Freigabe: Falls Ihnen von einem Verwalter des Teampostfachs Ordner freigegeben worden sind, können Sie diese einbinden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Ordner einbinden. |
Senden von | Ein "Senden von" ist für Funktionsemailadressen mit Weiterleitung an Teampostfächer möglich. Dazu bitte einen formlosen Antrag per E-Mail an den ZIM-Support stellen. Eine Weiterleitung der Funktionsemailadresse an die persönliche Adresse ist nicht möglich. | Senden im Namen des Teampostfachs ist möglich. Dazu bitte einen formlosen Antrag per E-Mail an den ZIM-Support stellen. |
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse einer bestimmten Form (z. B. für ein Event oder als Kontaktadresse nach extern) brauchen, so können Sie diese per E-Mail an den ZIM-Support beantragen.
Geben Sie uns dabei bitte zu den folgenden Punkten Auskunft:
- Eine kurze Begründung für den Antrag und die gewählte E-Mail-Adresse. Die gewünschte E-Mail-Adresse sollte nicht zu generisch sein
(z. B. tagung.tagungsname2020@uni-passau.de). - Geben Sie den Empfängerkreis der gewählten E-Mail-Adresse an. Wir können Ihnen hier ein Teampostfach als Empfänger der E-Mail-Adresse oder mehrere Einzelpersonen einstellen. Dabei eignet sich das Teampostfach besser für das (gemeinsame) Verarbeiten von E-Mails. Bei dem Verteilen an Einzelpersonen erhalten diese alle die E-Mails im eigenen Postfach.
- Falls im Namen der E-Mail-Adresse auch E-Mails verschickt werden sollen, so geben Sie uns zusätzlich zum vorherigen Punkt die Namen und ZIM-Kennungen aller Personen, die dazu Berechtigung erhalten sollen.
Hinweis: Als E-Mail Empfänger können ausschließlich universitätsinterne
E-Mail-Adressen gewählt werden!
Für das gemeinsame Arbeiten an E-Mails und Kalendern empfiehlt sich in Outlook das Verwenden eines Teampostfachs.
Zur Beantragung schickt uns der/die Leiter*in Ihres Lehrstuhls/Abteilung/Einrichtung einen formlosen Antrag an support@zim.uni-passau.de, in dem mindestens zwei Personen genannt werden, die Full-Access-Rechte für das Postfach erhalten sollen. Diese können damit nach Einrichtung weiteren Personen Zugriffsrechte auf Postfächer, Kalender etc. erteilen.
Teampostfach einbinden
In Ihrer Outlook Desktop App binden Sie ein Teampostfach wie folgt ein:
Sind Sie Verwalter des Postfachs, d. h. Sie haben sogenannte Full-Access-Rechte, binden Sie das Teampostfach als zusätzliches Postfach ebenfalls wie folgt ein:
Schritt 1: Klicken sie in Outlook links oben auf "Datei".
Schritt 2: Der Bereich "Datei" öffnet sich standardmäßig in der Kategorie "Informationen".
Schritt 3: In diesem Bereich klicken Sie auf Kontoeinstellungen - Kontoneinstellungen .
Schritt 4: Im folgenden öffnet sich das Fenster "Kontoeinstellungen" im Registerreiter E-Mail.
Schritt 5: Dort ist ihr E-Mail Konto ausgewählt, klicken Sie auf den Button "Ändern".
Schritt 6: Im folgenden Fenster "Konto ändern" klicken Sie auf "Weitere Einstellungen".
Schritt 7: Es öffnet sich ein Fenster Namens "Microsoft Exchange", in dem Sie ihre weiteren Einstellungen vornehmen können.
Schritt 8: Wechseln Sie in die Registerkarte "Erweitert" und klicken Sie im Bereich "Zusätzlich" diese Postfächer öffnen auf "Hinzufügen".
Schritt 9: Geben die den Namen Ihres Teampostfachs ein (z. B. I023_Team).
Schritt 10: Bestätigen Sie alle offenen Fenster per Klick auf OK oder Weiter.
Im Outlook Web Access (OWA) können Sie ebenfalls ein Teampostfach öffnen.
Anders als in der "großen" Outlook Desktop App können Sie aber nicht mehrere Postfächer gleichzeitig anzeigen.
Sie öffnen hier immer nur ein Postfach, um mit diesem zu arbeiten.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Schritt 1: Klicken Sie auf Ihr Profilbild (oder dessen Platzhalter, wenn Sie kein Bild haben).
Schritt 2: Klicken Sie auf den Menüpunkt "Weiteres Postfach öffnen..."
Schritt 3: Im folgenden Dialog geben Sie einen Suchbegriff für das gesuchte Postfach ein. Der Dialog beginnt automatisch zu suchen. Wenn Sie mit den Suchergebnissen noch nicht zufrieden sind, können Sie eine weitere Suche durch Klick auf "Verzeichnis durchsuchen" anstoßen.
Schritt 4: Klicken Sie auf das gewünschte Suchergebnis.
Hinweis: Über die Funktion "Weiteres Postfach öffnen..." können Sie auf Postfächer zugreifen die für Sie freigegeben sind.
Schritt 5: Nach Auswahl des Postfachs öffnet sich in Ihrem Browser ein neuer Tab. In diesem Tab arbeiten Sie im Kontext des verbundenen Postfachs.
Schritt 6: Sie können ein freigegebenes Postfach auch links in die Ordnerleiste von Outlook Web Access einbinden via Rechtsklick auf Ihren Account. Anschließend wählen Sie "Freigegebenen Ordner hinzufügen".
Schritt 7: Suchen Sie im folgenden Dialog nach dem freigegebenen Postfach.
Support
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.
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