FAQ

Windows

Die Datei zum Installieren von Microsoft Office 365 können Sie auf dem folgenden Weg erhalten:

1. Anmelden bei  Office Portal
2. Im Block „Office-Apps und -Geräte“ auf den Abschnitt „Office installieren“ klicken.
3. Danach sollte zuerst eine Anleitung für das weitere Vorgehen angezeigt werden und anschließend der Download der Installationsdatei beginnen (Die Schaltfläche wird bei passenden Betriebssystemen angezeigt, Ubuntu ist nicht unter diesen).

macOS

Am einfachsten installieren Sie das passende  Microsoft 365 Paket aus dem App-Store.

Falls auf Ihrem Rechner mit Windows noch eine alte Version von Microsoft Office installiert ist, dann können Sie diese grundsätzlich wie folgt deinstallieren:

1. Öffnen der Systemsteuerung.
2. Programme und Features oder Programme deinstallieren.
3. Auswahl von Office und dann auf deinstallieren klicken (rechte Maustaste, Punkt über den Programmen, ...).

Wer eine ausführlichere Beschreibung benötigt findet diese zum Beispiel auf der folgenden  Webseite von Microsoft.

Falls nach der Deinstallation der alten Version die Installation der neuen Version aus dem Portal (dafür gibt es einen eigenen Punkt) mit Fehlermeldungen wie zum Beispiel „Dieses Produkt kann nicht über den ausgewählten Updatekanal installiert werden.“ scheitert, dann führen Sie am besten zuerst das Tool aus dem Abschnitt mit der Überschrift „Option 2“ von der obigen Webseite aus.

Microsoft Windows

• Direkt in den Microsoft Office Anwendungen:
  1. Im Menü Datei auswählen.
  2. Den Punkt Konto anklicken.
  3. Auf der rechten Hälfte sollten nun die Lizenzinformationen angezeigt werden.
• In der Systemsteuerung:
  1. „Programme deinstallieren“ oder „Programme und Features“.

  2. Dann sollte eine Liste mit den installierten Programmen auftauchen und dort ein Eintrag zu Microsoft Office enthalten sein.

Nach der Umstellung muss sowohl in den Anwendungen als auch in der Systemsteuerung „Microsoft Office 365 Apps for Enterprise“ aufgeführt sein.

macOS

Direkt in den Office Anwendungen:

1. Menü der Anwendung und dort „Info Anwendungsname“ auswählen.
2. Anschließend sollte ein neues Fenster mit den Lizenzinformationen auftauchen.

Nach der Umstellung steht dort bei Lizenz Microsoft 365-Abonnement.

1. Für die Anmeldung verwenden Sie die Daten Ihres Microsoft Accounts.
2. Bei dem Fenster mit der Überschrift „Bei all Ihren Apps angemeldet bleiben“ aktivieren Sie bitte die Option „Verwaltung meines Geräts durch meine Organisation zulassen“ und bestätigen dies dann anschließend durch das Betätigen von „OK“. Falls Sie sich bei jeder der in Microsoft Office 365 enthaltenen Anwendungen einzeln anmelden möchten können Sie statt auf „OK“ auf den Schriftzug „Nein, nur bei dieser App anmelden“ klicken.
3. Abschließend sollte Office noch nach dem Dateityp fragen welcher als Standard verwendet werden soll, hier haben Sie die Auswahl zwischen den  Format von Microsoft („Office Open XML-Formate“) oder dem Standard  OpenDocument („OpenDocument-Formate“). Für den Austausch mit anderen Personen die mit Microsoft Office arbeiten, verwenden Sie am besten das Format von Microsoft.

In diesem Fall hatten Sie vor der Installation von Microsoft Office 365 schon eine andere Version mit Microsoft Office mit einer eigenen Lizenz installiert. Am einfachsten können Sie dieses Problem beheben indem Sie mit einem  Tool von Microsoft alle Spuren der alten Lizenz löschen.

Das Problem lässt sich am einfachsten durch eine Neuinstallation beheben. Am besten Sie führen dazu die folgenden Schritte durch:

1. Entfernen Sie Microsoft Office entweder
   • nach der folgenden  Anleitung, oder
   • mit der Anwendung  AppCleaner von Heise.
2. Zum Löschen von möglichen Überresten der Lizenz gibt es ein  Tool von Microsoft.
3. Installieren Sie Microsoft Office 365 neu, am einfachsten direkt mit dem  Appstore.

Zur Sicherung und Übertragung von mit Outlook eingerichteten E-Mail-Konten gibt es von Microsoft verschiedene Hilfeseiten:

•  Erzeugen einer manuellen Sicherungsdatei für Outlook ab Version 2013
•  Exportieren von E-Mails, Kontakten und Kalender in Outlook
•  Importieren einer mit den zwei oberen Punkten erzeugten Sicherung
•  Allgemeine Erläuterungen zu den Sicherungsdateien von Outlook

Tests haben ergeben, dass bei der Umwandlung von Outlook 2019 in Outlook 365 unter Windows die E-Mail-Konten übernommen werden.

Vorsicht:

Wenn Sie in Outlook folgende Sonderzeichen für Outlook-Ordner verwenden können diese nicht mit einem IMAP-Server synchronisiert werden und werden deshalb nur lokal auf der Festplatte gespeichert:

• Eckige ([]) und spitze Klammern (<>)
• Schrägstrich (/) und umgekehrter Schrägstrich (\)
• Kaufmännisches und-Zeichen (&)
• Tilde (~)
• Fragezeichen (?), Semikolon (;) und Doppelpunkt (:) sowie der Punkt (.)
• Sternchen (*)
• Pipe oder senkrechter Strich (|)
• Anführungszeichen (")
• Nummernzeichen (#)
• Pluszeichen (+)

Die Zeichen sind teilweise grundsätzlich für IMAP-Ordner zulässig, werden aber von Outlook nicht konform zum ensprechenden Standard umgesetzt.

Ob die richtige Version von Microsoft Office 365 installiert ist, lässt sich an verschiedenen Stellen feststellen:

1. Bei Windows muss in der Systemsteuerung unter dem Punkt „Programme und Features“, für Office der folgende Eintrag vorhanden sein:
   „Microsoft 365 Apps for Enterprise - de-de“ (oder en für Englisch am Ende).
2. Beim Starten einer Office Anwendung wird auf der linken Seite ein neuer Reiter angezeigt mit den folgenden Punkten: Startseite, Neu, Öffnen sowie darunter mit Abstand und etwas kleiner Konto und Optionen.
3. In den Informationen zum Konto, erreichbar zum Beispiel über den gleichnamigen Eintrag auf der linken Seite nach dem Starten, müssen folgende Einträge auf der rechten Seite vorhanden sein:
   • Abonnementprodukt Microsoft 365 Apps for Enterprise Gehört: UPN des Nutzers
   • Im Abschnitt Info zu Word sollten die folgenden Begriffe vorhanden sein: „Klick-und-los“, und „Halbjährlicher Entreprise-Kanal“, das kann auch der Monatliche Kanal sein, je nachdem ob Funktionsupdates halbjährlich oder monatlich ausgeliefert werden. Diese Einstellung wird zentral über die gesamte Universität festgelegt.

Wenn Sie von jemandem zu einem Meeting in Teams eingeladen wurden, dann verfahren Sie zur Teilnahme wie folgt:

1. Öffnen Sie den Link für das Meeting den Sie hoffentlich erhalten haben im Browser.

2. Beim danach erscheinenden Auswahlfenster auf Anwendung wählen klicken.

3. Überprüfen ob "Microsoft Teams" angezeigt und ausgewählt ist und auf "Link öffnen" klicken.

4. Falls das nicht geklappt hat, dann beenden Sie Teams indem Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das blaue Symbol mit einem T klicken. Danach führen Sie noch einmal die vorherigen Schritte aus.

5. Abschließend sollten Sie in der App ein Dialogfenster sehen, welches Sie nach den folgenden Punkten frägt:

   • Namen der für Sie angezeigt wird.

   • Berechtigung für die Kamera und das Mikrophone.

6. Mit "Jetzt teilnehmen" können Sie schließlich am Meeting teilnehmen.

Überprüfen Sie bitte nacheinander die folgenden Schritte:

1. Sie haben eine E-Mail mit allen relevanten Daten von der einladenden Stelle bekommen.
2. Laden Sie sich die Anwendung für Microsoft Teams von der  folgenden Webseite oder dem Store Ihres mobilen Betriebssystems herunter und starten Sie diese. Im Normalfall sollte erst eine Anmeldemaske erscheinen und anschließend die Einladung aus Punkt 1. von Ihrer Gegenstelle.
   Wenn die Anwendung Ihr Betriebsystem nicht mehr unterstützt, weil dieses entweder nicht aufgeführt oder zu alt ist, dann müssen Sie den zugesendeten Link mit einem aktuellen Browser öffnen (Punkt 3.).
3. Öffnen Sie den Link aus der E-Mail von Punkt 1. mit einem Browser (am besten Edge oder andere Varianten von Chromium/Chrome), falls das nicht klappt ist vermutlich Ihr Benutzerprofil zu restriktiv eingestellt. Versuchen Sie es entweder mit einem zweiten Browser oder einem frischen Profil ohne veränderte Einstellungen.

Falls die obigen Schritte nicht klappen, dann können Sie wie folgt testen ob die Einladung erfolgreich war:

• Unter  MyAccounts sollte die Organisation der einladenden Einrichtung angezeigt werden. Dazu klicken Sie auf den runden Kreis in der rechten oberen Ecke mit Ihrem Kürzel und dort auf „Organisation wechseln“.

Windows

Unter Windows gibt es die folgenden Möglichkeiten Microsoft Teams daran zu hindern nach der Anmeldung von selbst zu starten:

• Mit Hilfe der neuen Einstellungsanwendung (das ist das stilisierte Zahnrad im Startmenü), dort im Abschnitt für die Apps auf den Unterpunkt Autostart und dann auf der rechten Seite bei Microsoft Teams den Schalter auf Off stellen.
• Durch das Icon in der Taskleiste. Dazu einen Rechtsklick auf das Icon und danach auf Eigenschaften klicken, dort sollte die Option „Kein Autostart“ sichtbar sein.
• Über den Taskmanager und die dortige Übersicht der gestarteten Dienste (Autostart oder Startup).
• In der Anwendung selbst mit den drei Punkten rechts oben in der Ecke. Das klappt aber nur wenn man sich erfolgreich anmelden kann, dafür muss man Mitglied einer entsprechenden Teamskonfiguration sein (ist mit den Uni-Accounts so nicht gegeben). Am besten auch gleich die Option deaktivieren, dass nach dem Schließen der Anwendung diese weiterhin aktiv bleiben darf.

macOS

• In der Anwendung indem durch die folgenden Bereiche navigiert wird: Das Icon für das Profil, danach über Einstellungen in den Unterpunkt Allgemein und dort die Option für den Autostart ausschalten. Am besten auch gleich die Option deaktivieren, dass nach dem Schließen der Anwendung diese weiterhin aktiv bleiben darf.
• Mit den Systemeinstellungen, dort in die Rubrik Benutzer & Gruppen. Den eigenen Benutzer auswählen und in den Unterreiter Anmeldeobjekte wechseln. In diesem können Sie die Einträge der Anwendungen die nicht mehr automatisch gestartet werden sollen auswählen und dann mit dem Minus in der linken unteren Ecke diese löschen.

Die Nutzungsbedingungen müssen vor der ersten Verwendung der Microsoft 365 Dienste bestätigt werden, ohne diese Bestätigung können die Dienste nicht verwendet werden.

Eingesehen werden können diese hinterher über den folgenden Weg:

1. Einloggen in  My Account
2. Auswahl von „Einstellungen und Datenschutz anzeigen“
3. Der Reiter Datenschutz enthält sowohl die Nutzungsbedingungen, sowie die Datenschutzerklärung von Microsoft.

• In den Nutzungsbedingungen sind Ausschlusskriterien aufgeführt für welche Daten eine Speicherung in OneDrive untersagt ist.
• Es gelten natürlich weiterhin die sonstigen gesetzlichen Vorgaben zum Speichern von meist vertraulichen Daten (DSGVO und andere).

Dateien, deren Inhalte Sie nicht eindeutig klassifizieren können, unterliegen dem höheren Schutzniveau. Sie sollten nicht in OneDrive gespeichert werden, falls nicht ausgeschlossen werden kann, dass keine der in den Nutzungsbedingungen genannten Ausschlusskriterien zutreffen.

Wenn bei einem Dokument oder einem Ordner in OneDrive in der Spalte Freigabe der Text „Geteilt“ angezeigt wird, dann wurde von Ihnen bereits eine Freigabe erteilt. Für eine Übersicht welche Freigabe aktuell existieren klicken Sie auf dieses „Geteilt“, es öffnet sich anschließend die gleiche Übersicht wie in dem Punkt „Teilen von Dokumenten“ beschrieben.

In dieser Übersicht lassen sich nicht nur neue Berechtigungen erteilen, sondern es wird eine Übersicht der bereits erteilten Berechtigungen angezeigt und diese können dort auch gelöscht werden.

Es gibt einige Aktionen die eine unmittelbare Benachrichtigung der betroffenen Benutzer per E-Mail durch das System auslösen:

• Die Erteilung einer Freigabe, hier werden sowohl der Empfänger der Freigabe, außer das entsprechende Häkchen wurde explizit entfernt, als auch der Erteiler und der Eigentümer informiert.
• Wenn der Empfänger einer Freigabe diese zum ersten Mal nutzt, wird der Freigeber darüber informiert.
• Falls der Empfänger die Freigabe nicht innerhalb einer Woche nutzt bekommt dieser eine Erinnerung.

Für eine Übersicht wer schon alles auf ein Freigabe zugegriffen hat (angeschaut oder bearbeitet) bewegen Sie Ihren Mauszeiger über den Namen der Freigabe. Nach kurzer Zeit sollte eine erste kleine Übersicht angezeigt werden. Wenn Sie dort auf den Link „Details anzeigen“ klicken, dann wird Ihnen Rechts eine ausführlichere Übersicht angezeigt. Die gleiche Übersicht können Sie auch erreichen, wenn Sie bei der Freigabe auf die drei Punkte klicken und dann „Details“ auswählen.

In dieser Übersicht finden Sie die folgenden Punkte:

1. Die Anzahl der Ansichten
2. Eine Übersicht der Personen die darauf Zugriff oder sich diese Freigabe angesehen haben.
3. Die Aktivitäten mit dieser Datei in zeitlich absteigender Reihenfolge.
4. Sowie ganz unten eine Übersicht mit allgemeinen Informationen zur Freigabe (Typ, Änderungsdatum, Pfad, Eigentümer, Größe)

Das Teilen von Dokumenten oder auch von ganzen Ordnern erfordert zwei grundlegende Schritte:

1. Klicken Sie bei der Datei oder dem Ordner welchen Sie teilen möchten auf den Eintrag in der Spalte Freigabe.
2. Anschließend poppt auf der rechten Seite die Übersicht „Zugriff verwalten“ auf.

Innerhalb der nun geöffneten Übersicht lässt sich die Möglichkeit zum Zugriff (Berechtigung zum LEsen oder auch zum Bearbeiten) individuell gestalten:

• „Direkter Zugriff“, hierbei können Sie entweder für alle Personen aus der Universität direkt per Namen oder für externe Personen mit deren E-Mail-Adresse eine Möglichkeit zum Zugriff erstellen. Die ausgewählte Person kann vom System automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wobei optional auch ein individueller Nachrichtentext hinzugefügt werden kann.
• „Per Link“, hierfür gibt es vier unterschiedliche Einschränkungen mit aufsteigender Zugriffbeschränkung:
  1. „Jeder mit dem Link“: Das heißt der Link ist öffentlich und kann von jeder Person die den Link kennt verwendet werden.
  2. „Personen mit Zugriff“: Erstellt einen Link der nur von Personen genutzt werden kann welche bereits per „Direkter Zugriff“ freigeschaltet wurden. Dementsprechend kann auch nur solchen Personen der Link aus der Anwendung heraus zugeschickt werden, bei anderen Personen streikt das System.
  3. „Bestimmte Personen“: Hier kann anschließend wie beim direkten Zugriff ausgewählt werden welche Personen auf die Datei zugreifen dürfen.
  Weiterhin können für die Links zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen aktiviert werden:
  • Es besteht die Möglichkeit ein Ablaufdatum festzulegen, nach diesem lässt sich der Link nicht mehr verwenden.
  • Außerdem kann ein Passwort für den Zugriff gesetzt werden, ohne dieses erhält man dann keinen Zugriff.
  • Falls nur eine Leseberechtigung erteilt wird, kann außerdem der Download von Dokumenten verhindert werden.

Zum Löschen einer erteilten Berechtigung für eine Anwendung eines Drittanbieters auf die Daten des persönlichen OneDrives können Sie wie folgt vorgehen:

1. Einloggen in  https://myapplications.microsoft.com/
2. Finden des Eintrags entsprechenden Anwendung, zum Beispiel den Client für Ubuntu (OneDrive Client for Linux)
3. Klicken auf die drei Punkt bei dem entsprechenden Eintrag und dann auf „Anwendung verwalten“
4. Bei der dann erscheinenden Seite auf den Button mit „Berechtigungen widerrufen“ klicken

Windows

• Die für OneDrive notwendige Anwendung kann von hier heruntergeladen werden:
   https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download

Ubuntu

• Für Ubuntu gibt es eine Anwendung eines Fremdanbieters, damit diese auf die Daten aus Ihrem persönlichen OneDrive zugreifen kann muss dieser erst eine entsprechende Freigabe erteilt werden.
• Eine sehr hilfreiche Anleitung dazu gibt es bei  Ubuntuusers. Stand Februar 2021 funktioniert das dort beschriebene Vorgehen nur mit Ubuntu 20.04 LTS und nicht mit früheren LTS-Versionen.

macOS

• OneDrive kann über den Appstore bezogen werden, entweder als
  •  Einzelanwendung
  • oder als Teil des großen  Microsoft 365 Pakets

Mathematische Formeln und Webapplikationen scheint ein etwas schwieriges Thema zu sein. Grundsätzlich können weder in Word noch in Powerpoint als Webapplikation Formeln erstellt werden.

Formeln die von der entsprechenden Desktopanwendung in Dokumente eingebaut wurden können dagegen beide Webapplikationen anzeigen. An der Stelle gibt es allerdings zwei Einschränkungen:

1. Word kann die Formel verschieben, aber nicht ändern.
2. Powerpoint kann den kompletten Abschnitt der Folie in welchem eine Formel enthalten ist nicht bearbeiten. Es ist nur noch möglich diesen zu verschieben oder dessen Größe zu ändern.

Beim Klick auf „Speichern unter“ öffnet sich ein Dialogfenster mit welchem der gewünschte Speicherort ausgewählt werden kann.

Wenn dabei auf den Abschnitt „In anderen Ort speichern“ geklickt wird, dann hängt sich der Dialog scheinbar auf.

Tatsächlich ist es meistens so, dass solange nicht „login.microsoftonline.com hat die Verbindung abgelehnt.“ angezeigt wird, dieser Dialog, --insbesondere beim ersten Öffnen-- eine gewisse Zeit benötigt bis der Inhalt des Speicherplatzes im OneDrive angezeigt wird.

Mit einer auf dem Rechner installierten Anwendung zu OneDrive ist es möglich den in OneDrive für Sie zur Verfügung stehenden Cloud-Speicher mit einem Verzeichnis auf der lokalen Festplatte zu synchronisieren. Dazu muss beim ersten Start der Anwendung ein entsprechender lokaler Ordner ausgewählt werden.

In diesem finden Sie dann anschließend einen Ordner der alle Dateien aus dem zentralen Speicher von OneDrive enthält. Hierhin können Sie wie bei allen anderen Ordnern aus Ihrem System auch neue Dateien hinzufügen oder daraus löschen. Alle Änderungen werden anschließend immer zu dem Cloud-Speicherplatz von OneDrive übertragen.

Wichtig:

Bedenken Sie bitte beim Speichern in diesen Ordner

• die Vorgaben Ihrer Organisationseinheit welche Daten dort gespeichert werden dürfen und welche nicht.
• das für diese Dateien in der Cloud kein Backup gemacht wird. Falls dort eine Datei gelöscht wird ist diese, sofern Sie nicht noch eine lokale Kopie an einem anderen Ort vorliegen haben, für immer verloren.

Um zu sehen welche Office 365 Applikationen für Ihren Microsoft-Account aktiviert wurden, klicken Sie links oben auf das Feld mit den neun Punkten. Danach passieren je nach Situation unterschiedliche Dinge:

• wenn Sie eine Datei bearbeitet haben, öffnet sich ein neuer Tab mit der Startseite von Office 365. Dort werden alle Applikationen auf der linken Seite angezeigt, alternativ gelangen Sie auch mit dem Button links unten (Vier Kästchen, das rechts oben ist um 45 Grad gedreht) auf eine Übersichtsseite mit einem zusätzlichen Abschnitt der Tipps und Tricks zu den einzelnen Anwendungen anzeigt.
• wenn Sie auf einer Übersichtsseite waren, klappt auf der linken Seite ein neuer Abschnitt auf. In diesem können Sie sich mit einem Klick auf „Alle Apps“ alle vorhandenen Office 365 Applikationen anzeigen lassen.

Ja es gibt Unterschiede, diese sind zum Beispiel auf den folgenden Webseiten aufgeführt:

•  Excel
•  OneNote
•  PowerPoint
•  Word

Sind Sie noch Mitglied der Universität Passau (immatrikulierter Student:in oder Mitarbeiter:in)?
Nach Ablauf der Beziehung mit der Universität wird Ihr Zugang zu Office 365 gelöscht.